Teams ja etätyöskentely

Toisella tapaamisella opettelimme etätyöskentelun keinoja. Pääpainona oli Microsoft Teams ja sen sisällä tiedostonhallinta.

Mikä Teams sitten on? Useimmille Teams tarkoittaa alustaa, jossa voidaan järjestää etäkokouksia video- ja äänipuheluiden muodossa. Kuitenkin se on myös paljon muuta! Kyseinen alusta mahdollistaa kokousten ajoittamisen, tiimien rakentamisen, tiedostojen jaon, viestinnän ja projektinhallinnan. Tässä artikkelissa käydään kaikki nämä läpi.

Teams ilmaisena vs. Office 365 -paketin omistajille

Teams on itsessään ilmainen ja sen käyttöön tarvitset vain Microsoft-käyttäjän. Sen luominen on helppoa, ja pääset tekemään käyttäjän Microsoftin kirjautumis-sivuilta: https://signup.live.com/signup?

Ilmainen versio antaa mahdollisuuden järjestää kokouksia ja liittyä muiden perustamiin tiimeihin. Kuitenkaan et saa ilmaisversiolla kaikkia ominaisuuksia auki. Jos sinulla on Office 365 -paketti, sen mukana tulee täysi versio Teamsista.

Oikealla näette ilmaisversion ja vasemmalla maksullisen version. Päälisinpuolin erot näkyvät sovelluksen vasemalla puolella olevasta ominaisuuspalkista. Seuraavat näkyvät lisäominaisuudet löytyy maksullisesta versiosta.

1. Tiimit ja niiden luominen

Maksullisessa versiossa voit luoda ja hallita tiimejä. Tiimien tarkoitus on koota yhteen esimerkiksi yrityksen tai projektin henkilöstö ja näinollen helpottaa kommunikaatiota. Tiimien alle voi luoda kanavia, jotka helpottavat keskusteluaiheiden hallintaa.

2. Sovellukset

Teams mahdollistaa satojen lisäsovellusten asentamisen. Nämä voivat olla projektinhallinnan työkaluja, tukea erilaisille tiedostomuodoille tai myös viihdesisältöä. Melkein joka tarkoitukseen löytyy sovellus, jos vain etsii.

3. Muut lisäominaisuudet

Maksullisessa versiossa on paljon muitakin ominaisuuksia. Voit esimerkiksi hallita puheluita ja yhteystietoja “puhelut”-välilehdestä. “Tiedostot”-välilehti päästää sinut hallinnoimaan kaikkia tiedostoja, joihin sinulla on pääsy alustan kautta.

Tiimit

Teamsin nimikko-ominaisuus on Tiimit. Tiimi ovat useasta käyttäjästä koottuja ryhmiä, joissa on mahdollisuus järjestää kokouksia, keskustella viestitse ja jakaa ja muokata tiedostoja. Seuraavaksi käyn läpi tiimin perusominaisuudet ja sitten tiimin luomisen prosessina.

Helpoin tapa havainnollistaa tiimiä on pilkkoa se osiksi ja käsitellä näitä osia erikseen

Kanavat

Tiiminäkymän vasemmalla puolella on palkki, jostä näet tiimin ikonin, nimen ja kanavat. Kanavoilla tarkoitetaan tiimin sisäisiä keskusteluaiheita, jotka on jaettu omille alueilleen. Kanavan sisällä jaetut tiedostot ja viestit näkyvät vain sillä kanavalla, jossa ne on luotu. Kanavan sisällä voit myös ajoittaa kokouksen vain kanavan osille.

Miksi sitten pitäisi käyttää kanavia? Ne ovat loistava keino hallita projektia: kaikki käyty suunnittelu ja keskustelu ei ole vain yhdessä jonossa, vaan se jakautuu aiheittain. Voit esimerkiksi tapahtumaa järjestäessä jakaa kanavat eri työryhmittäin. Näin jokainen aihe saa tarvittavan huomion, kun muut eivät peitä keskustelua.

Asetusvalikko

Vasemmassa sivupalkissa on kolme pistettä Tiimin nimen perässä. Useimmat ominaisuudet tästä valikosta näkyy vain tiimin perustajalle. Klikkaamalla pääset tekemään erilaisia asetuksia:

Tiimin hallinta: tästä asetuksesta pääset säätämään tiimin asetuksia ja myös muokkaamaan eri käyttäjien rooleja.

Lisää kanava: nimensä mukaisesti voit lisätä uuden kanavan tätä kautta.

Lisää jäsen: pääset lisäämään yhden tai useamman jäsenen tiimiin.

Poistu tiimistä: jos tiimi ei ole enää itsellesi ajankohtainen, voit poistua siitä tätä kautta.

Muokkaa tiimiä: tästä voi vaihtaan tiimin nimeä ja kuvaa.

Hae linkki tiimiin: tämän linkin kautta voit jakaa tiimiin liittymisen vaikka sähköpostilla.

Tunnisteiden hallinta: Voit luoda tunnisteita, joihin voi viitata laittamalla tunnisteen eteen “@” -merkin. Tätä emme käy läpi sen syvemmin tällä kertaa.

Päänäkymä

Tästä näkymästä näet ensinnäkin auki olevan kanavan, sen välilehdet, hakupalkin, käyttäkuvakkeen ja “järjestä kokous” -painikkeen.

Kanavalla on oletuksena kaksi välilehteä: “Viestit” ja “Tiedostot”.

Viestit-välilehdestä saa auki keskustelunäkymän, johon voi kirjottaa uusia viestejä klikkaamalla “Uusi keskustelu” tai vastata vanhoihin veisteihin klikkaamalla viestin perässä olevaa “Vastaa” -painiketta.

Tiedostot-välilehden takana on tiimin kaikki tiedostot. Nämä toimii kuten tiedostot tietokoneessakin: voit jakaa tiedostot kansioihin ja nimetä. Lisäksi voit luoda uusia tiedostoja. Kaikki tätä kautta jaetut tiedostot ovat muiden tiimiläisten näkyvissä ja voitte muokata yhtä aikaa tiedostoa!

Plussasta voit lisätä uusia välilehtiä. Esimerkiksi tätä kautta saa otettua tiimille sovelluksia käyttöön.

Jos et ole varma tiedoston sijainnista, voit etsiä sitä hakupalkista. Muutenkin tämä palkki on näppärä ja nopea tapa etsiä tiimejä, yhteystietoja ja tiedostoja.

Järjestä kokous -painike antaa mahdollisuuden järjestää uuden kokouksen nyt, tai ajoittamaan ajankohdan uudelle kokoukselle.

Painamalla “Ajoita kokous” pääset luomaan uuden kokouksen tulevalla ajankohdalla. “Lisää pakollisia osallistujia” -vaihtoehdosta saat lisättyä haluamasi tiimin jäsenet kokoukseen. Tämän jälkeen heille menee sähköpostilla kalenterikutsu määrittämääsi ajankohtaan.

Jos sinulla on useampi käyttäjätunnus, tai olet eri organisaatioiden rooleissa samalla käyttäjällä, voit vaihtaa näiden välillä klikkaamalla oikeassa yläkulmassa olevaa kuvakettasi.

Uuden tiimin luominen

Seuraavaksi käyn läpi tiimin luomisen. On hyvä huomioida että tiimin luominen vaatii maksullisen Office 365-paketin.

Kun valitset ominaisuus-palkista “Teams”, saat auki tiiminäkymän, jossa on kaikki tiimit, joihin kuulut. Tässä näkumäss on oikeassa yläkulmassa “Liity tiimiin tai luo tiimi”. Klikkaa tätä.

Ensimmäisessä vaiheessa Teams antaa kaksi vaihtoehtoa “Luo tiimi” ja “liity tiimiin koodilla”. Valitse ensimmäinen.

Pääset asettamaan tiimille nimen, kuvauksen ja tietosuojan. Suosittelen käyttämään “Yksityinen”. Voit myös käyttää mallina muita tiimejä, joihin kuulut. Esimerkiksi jos on valmiiksi hyvä kanavarakenne, ei tarvitse luoda kaikkia uusiksi.

Tässä kohdassa tiimi on jo luotu, mutta nyt voit lisätä jäseniä tiimiin. Kirjoita sähköpostiosoite ja klikkaa “lisää”. Myös voit tehdä lisäykset myöhemmin. Kun painat lisäämisen jälkeen “Sulje”, aukeaa tiimi. Onnittelut, olet luonut tiimin!

Kokouksen luominen tiimin ulkopuolella

Aina et halua tiimiä kokousta varten. Esimerkiksi kertaluontoinen kokous ei välttämättä tiimiä tarvitse. Seuraavaksi käyn läpi miten tämänlainen kokous aloitetaan.

Valitse ominaisuuspalkista “kalenteri”. Oikeaan yläkulmaan tulee painikkeet “Järjestä kokous nyt” ja “Uusi kokous”. Uusi kokous -painikkeesta pääset laittamaan kalenteriin uuden kokouksen ja kutsumaan sinne ihmisiä. Järjestä kokous nyt -painikkeesta aloitat kokouksen heti.

Jos sinulla on ilmainen käyttäjä, tapa jakaa kokus on linkki. Annettuasi kokouksen nimen, klikkaa “hanki linkki jakamista varten”. Tämän linkin kun lähetät kokouksen muille osallistujille viestinä tai sähköpostina, he pääsevät liittymään suoraan kokoukseen.

Tämä on näppärä tapa järjestää pikaisia palavereita.

Varoitus Teams on hyvä pienille kokouksille, mutta jos sinulla on useita kymmeniä osallistujia, ei kokous välttämättä onnistu haluamallasi tavalla. Suosittelen sitä varten tutustumaan Zoom-alustaan.

 

Lasse Lehtonen