Esitteen luominen Wordilla ja PowerPointilla

Kirjoitan tähän blogiin osassa tapaamisista käydyt asiat läpi, jotta on helppo kerrata mitä ollaan käsitelty.

Ensimmäisessä tapaamisessa kävimme läpi Office -paketin ohjelmistoista Wordin ja Powerpointin. Wordissa opettelimme käyttämään tyylejä, upottamaan kuvia ja luomaan .pdf -tiedoston. Powerpointissa opettelimme perusteet tyyleistä, esityksen tekemisestä ja esittämisestä. Lopuksi kävimme läpi esityksen nauhoittamisen videoksi.

Seuraavaksi käyn läpi kaiken, mitä teimme tapaamisella. Käytän Office365-paketin versiota Windows käyttöjärjestelmältä. Nämä ominaisuudet löytyvät myös muista versioista, mutta eri paikoista. Suosittelen kokeilemaan erilaisia ominaisuuksia pelkäämättä. Tekemällä oppii!

Dokumentin muokkaaminen Wordilla

Ensimmäisenä asiana tapaamisessa avasimme tyhjän Word-dokumentin ja kopiomme tilastokeskus.txt -tiedoston sisällöt dokumenttiin.

Teksti ilman muokkauksia näyttää tylsältä, joten voimme nostaa otsikoita paremmin esille käyttämällä tyylejä. 

Tyyli valitaan klikkaamalla ensin kappaletta, jonka tyylin haluaa vaihtaa. Tämän jälkeen valitaan ylhäältä “Syles” tai “Tyylit” valikosta tilanteeseen sopiva tyyli. Valitsin pääotsikolle tyyliksi “Otsikko 1”.

Väliotsikoille valitsin tyyliksi “Otsikko 2”. Tiedosto on jo nyt paljon mukavampi luettava, mutta haluamme vielä tehdä miellyttävämmän sisällöstä.

Wordin valmiit tyylit eivät välttämättä ole kaikkiin tilanteisiin parhaat. Tilanteen voi korjata muokkaamalla tyylejä.

 

 

 

 

 

 

 

 

Klikkaamalla hiiren oikeanpuoleista näppäintä valitun tyylin päällä, aukeaa valikko, josta valitsemalla “modify” tai “muokkaa” pääsee muokkaamaan tyyliä.

Itse muokkausikkunassa pääsee tekemään paljon asetuksia tekstin visuaaliseen tyyliin. Nämä muutokset näkee keskellä ikkunaa olevasta esikatselukentästä. Valitsin fontiksi “Source Sans Pro Black” ja vaihdoin tekstin värin mustaksi. Näin otsikko sopii paremmin muuhun tekstiin. Tämän jälkeen tein samat muutokset myös väliotsikkoihin.

Nyt on jo varsin visuaalisesti miellyttävä teksti. Seuraavaksi upotamme tekstin sekaan kuvan. Kuvan siirtäminen Wordiin on helppoa: raahaa kuva vain kansiosta suoraan Wordiin.

Raahatessa kuvan tiedostoon, menee se oletuksena vain johonkin väliin tekstin sekaan. Teksti väistyy tieltä, mutta kuvaa on haastava siirtää niin että teksti ei rikkoudu.

Klikkaamalla kuvaa, tulee esille pienet pallot kuvan reunoihin. Näistä palloista pystyy muuttamaan kuvan kokoa. Pienensin kuvaa hieman, jotta se ei vie koko paperin leveyttä.

Kuvan asettelua on tärkeä muokata tarpeen mukaisesti. Asettelua pääsee muokkaamaan klikkaamalla asettelukuvaketta kuvan oikealla yläkulmassa. Tässä tilanteessa haluan että teksti muotoutuu kuvan ympärillä tiiviiksi. Siksi valitsen “Tiivis” asetteluksi.

Tämän jälkeen on helppo siirtää kuvaa haluamaani paikkaan ja niin teenkin.

Nyt alkaakin olla jo varsin hyvännäköinen tiedote. Wordissa on mahdollista tehdä vaikka ja mitä, joten tehdään vielä yksi pieni säätö ennen kuin tiedosto on valmis. Eli vaihdamme vielä sivun taustavärin. Tämä on pieni kikka, jolla saa jo heti hieman erottuvamman tiedotteesta.

Taustavärin muokkaukseen pääsee “Design” eli “Suunnittelu” -välilehdeltä.

Sivun oikeassa kulmassa on “Page Color” tai “Sivun väri” -valikko. Tästä voi vaihtaa taustavärin.

Nyt sivu on valmis. Seuraavaksi pitääkin miettiä miten haluamme julkaista sen? Wordin oma tiedosto on hyvä kun haluaa jakaa tekstiä, jonka vastaanottaja voi sitä myös muokata. Kuitenkin jos haluat lähettää esimerkiksi markkinointimateriaalia, esitteen tai tiedotteen, on hyvä että teksti on tiedostomuodossa, jota ei vastaanottaja pääse heti muokkaamaan. Tähän on hyvä formaatti .pdf -tiedosto. PDF-tiedostojen etuna on myös se että useimmat verkkoselaimet ja sähköpostiohjelmat pystyvät avaamaan ne, joten vastaanottaja ei tarvitse erityisohjelmia tätä varten.

Halutessasi viedä teksti .pdf -formaattiin, valitse ensin “File” tai “Tiedosto”-välilehti

Valitse “Export” tai “Vie”. Valitse vielä “Vie PDF/XPS dokumentiksi” ja tallenna tiedosto.

Nyt tiedosto on valmis julkaistavaksi!

Powerpoint esityksen tekeminen ja nauhoittaminen

Powerpoint on loistava työkalu esitysten tekemiseen. Olit sitten paikanpäällä esittämässä tai haluat videoida esityksen myöhempää käyttöä varten, antaa Powerpoint tähän mahdollisuuden.

Kun käynnistät Powerpointin, pääset luomaan uuden tiedoston. Valitsen alkuun “Tyhjän dokumentin”, sillä haluan rakentaa aivan alusta saakka.

Uuden tiedoston luotuasi, ensimmäinen dia on aloitusdia. Tähän on hyvä laittaa esityksen pääotsikko ja alaotsikko.Dia näyttää tylsältä, joten seuraavaksi on hyvä muuttaa sen tyyliä.

Tyyliä pääsee muuttamaan “Suunnittelu” tai “Design” -välilehdestä.

Valitsen tyylien joukosta itseäni miellyttävän tyylin. Tyylejä pystyy myös tekemään itse (esim. omalle yritykselle), mutta en käy sitä tässä artikkelissa läpi.

Sitten on aika tehdä sisältöä esitykseen. Uusi dia lisätään “Lisää” tai “Insert” -välilehdeltä.

Uuden dian luomiseen on monia eri viahtoehtoja tyylin sisällä. Kannattaa kokeilla erilaisia ratkaisuija!

 

Nyt olen luonut haluamani sisällöt dioihin, joten seuraavaksi on aika tuoda efektejä animaatioiden muodossa. Animaatioiden tehtävä on tuoda eloa esitykseen.

Animaatioihin pääsee “Animaatiot” tai “Animations” -välilehdeltä.

Animaation käyttöön ottamiseksi valitse alue, johon haluat sen käyttöön. Tämän jälkeen valitse ylhäältä palkista mieleisesi animaatio. Animoituihin teksteihin tulee luku eteen, josta näkee järjestyksen, jolla ne diassa esiintyvät.

Voit nyt testata miltä esityksesi näyttää “Dia esitys” -välilehdeltä. Voit aloittaa esityksen aivan esityksen alusta tai halutessasi testa nykyistä diaa.

Kun diaesityksesi on mieleinen, voit nauhoittaa sen. Tämä on hyvä, jos julkaiset esityksen verkossa tai haluat sen pyörivän näytöllä vaikka messuilla. Nauhoittaessasi voit lisätä ääni ja kuvaraidan esitykseen, jolloin esimerkiksi voit olla alakulmassa puhumassa.

Esitystä pääseen nauhoittamaan “Diaesitys” -välilehdeltä. Valitse “Nauhoita Diaesitys” ja voit valita nauhoitatko alusta.

Kun olet klikannut “Nauhoita diaesitys” -nappia, avautuu uusi ikkuna, jolla voit nauhoittaa. Vasemmassa yläkulmassa on nauhoituksen hallinta. Oikealla alakulmassa on mahdollisuus laittaa mikrofoni ja kamera päälle/pois. Jos käytössä on useampi kamera tai mikrofoni, voit valita haluamasi käyttöön oikean yläkulman valikosta.

Kun esitys on nauhoitettu, tulee nahoistus näkymään kaiuttimen kuvana, tai verkkokameran kuvana oikeaan alakulmaan. Seuraavaksi viedään video haluamaamme muotoon.

“Nauhoitus” tai “Recording” -välilehdestä löytyy vaihtoehdot nauhoitetun tiedoston viemiseen. Valitsemalla “Tallenna esityksenä”, tallentaa Powerpoint esityksen niin että voit avata sen suoraan nauhoitetussa muodossa. Kun taas, jos valitset “Vie videoksi”, antaa Powerpoint mahdollisuuden viedä tiedoston videona. Tämä on näppärä etenkin jos haluat upottaa videon verkkosivuillesi tai julkaista sen Facebookissa tai YouTubessa.

Seuraava video on esimerkki lopputuloksesta:

Noniin! Nyt osaat käyttää perustasolla Wordia ja Powerpointia julkaisutyökaluina. Toivottavasti tämä oli hyödyllinen ja ei muuta kuin seuraavaan kertaan!

Lasse Lehtonen